Framework Management Tool Box : Six Sigma

Framework Management Tool Box : Six Sigma
ด้าน Organizing

               Six sigma เป็นการบริหารที่เกิดขึ้นปี พ.ศ. 2533 โดยกลุ่มวิศวกรของบริษัท Motorola ภายใต้การนำของ Dr.Mikel Harry ซึ่งได้เป็นผู้ริเริ่มแนวคิดนี้ และนำมาใช้กับการออกแบบผลิตภัณฑ์ของบริษัทจนประสบความสำเร็จอย่างสูง ต่อมาบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกาจึงได้นำแนวคิดการบริหารจัดการแบบ six sigma เข้ามาใช้ และประสบความสำเร็จสามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างมาก

Six sigma เป็นการบริหารที่มุ่งเน้นในการลดความผิดพลาด  ลดความสูญเปล่า และลดการแก้ไขตัวชิ้นงาน และสอนให้พนักงานรู้แนวทางในการทำธุรกิจอย่างมีหลักการ  และจะไม่พยายามจัดการกับปัญหาแต่จะพยายามกำจัดปัญหาทิ้ง  Six sigma จะดีที่สุดเมื่อทุกคนในองค์การร่วมมือกันตั้งแต่ CEO ไปจนถึงบุคลากรทั่วไปในองค์การ ซึ่ง Six sigma เป็นการรวมกันระหว่างอานุภาพแห่งคน (Power of people) และอานุภาพแห่งกระบวนการ (Process Power)  ซึ่งถ้าตัว Six sigma มีค่าสูงหรือมีความผันแปรมากขึ้นเท่าไร ก็เปรียบเสมือนมีการทำข้อผิดพลาดมากขึ้นเท่านั้น  ซึ่งโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดตัวนี้เรียกว่า DPMO (Defects Per Million Opportunities)

Six sigma หมายถึง โอกาสของการเกิดข้อผิดพลาดเพียง 3.4 ครั้งต่อล้านครั้ง ข้อผิดพลาดในที่นี้ คือ สิ่งใดก็ตามที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายของขบวนการผลิตและบริการ  ซึ่งมุ่งเน้นให้เกิดความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหลัก

Six sigma จึงถูกนำมาใช้เป็นชื่อเรียกของวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพในขบวนการใด ๆ โดยมุ่งเน้นการลดความไม่แน่นอน หรือVariation และการปรับปรุงขีดความสามารถในการทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด เพื่อนำมาซึ่งความพอใจของลูกค้า และผลที่ได้รับสามารถวัดเป็นจำนวนเงินได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มรายได้ หรือลดรายจ่ายก็ตาม

แนวคิดพื้นฐานของ Six sigma

การพัฒนาองค์การแบบ six sigma เป็นการพัฒนาที่มุ่งเน้นความเป็นเลิศ  ซึ่งได้มีการกำหนดแนวทางในด้านต่าง ๆ ได้แก่  ด้านการสื่อสาร  การสร้างกลยุทธ์  และนโยบาย  การกระจายนโยบาย  การจูงใจ  และการจัดสรรทรัพยากรในองค์การให้เหมาะสม  เพื่อให้การปรับปรุงองค์การเป็นไปอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ  โดยเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานที่มีความสามารถ  มีความตั้งใจที่จะปรับปรุง ต้องได้รับความรู้ที่เพียงพอต่อการปรับปรุง  รวมทั้งมีทีมที่มีความสามารถและมีความตั้งใจที่จะปรับปรุง  มีทีมที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์สูงคอยให้ความช่วยเหลือสนับสนุน

เพื่อให้ความผิดพลาดในการผลิตและการบริการมีน้อยที่สุด  แนวความคิดการบริหารปรับปรุงองค์การแบบ six sigma มีความแตกต่างจากแนวความคิดในการบริหารแบบเดิม  ที่เน้นการปรับปรุงการทำงานโดยเริ่มจากผู้บริหาร  แล้วจึงกระจายให้หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์การปรับปรุง  โดยขาดระบบการให้คำปรึกษาแนะนำและการช่วยเหลือที่เหมาะสม

แนวคิดแบบ six sigma เน้นให้พนักงานแต่ละคนสร้างผลงานขึ้นมาโดย

1. การตั้งทีมที่ปรึกษา (Counseling groups) เพื่อให้คำแนะนำพนักงานในการกำหนดแผนปรับปรุงการทำงาน

2. การให้ทรัพยากรที่จำเป็นต่อการปรับปรุง (Providing resource)

3. การสนับสนุนแนวความคิดใหม่ ๆ (Encouraging Ideas) เพื่อให้โอกาสพนักงานในการเสนอแนะความคิดเห็นใหม่ๆ

4. การเน้นให้พนักงานสามารถคิดได้ด้วยตัวเอง (Thinking) เพื่อให้พนักงานสามารถกำหนดหัวข้อการปรับปรุงขึ้นเอง ภายใต้ข้อกำหนดของผู้บริหารองค์การ

แนวคิดการบริหารองค์การแบบเดิม

1.ใช้การแก้ปัญหาแบบวันต่อวัน ทักษะในการเรียนรู้ของพนักงานจะเน้นที่การเรียนรู้จาการทำงานจริงเป็นหลัก  โดยมีความเชื่อว่าถ้ามีคนเข้าไปดูปัญหาอย่างจริงจังจะสามารถแก้ปัญหาได้  ซึ่งบางครั้งการแก้ปัญหาไม่ได้มาจากการแก้ไขที่สาเหตุแต่ก็สามารถแก้ไขปัญหาได้

2.ผลของการแก้ไขปัญหาจะต้องหายขาด

3.คัดเลือกพนักงานที่ทำงานประจำมาทำการแก้ไขปัญหา โดยแก้ไขเฉพาะหน่วยงานของตนเองถ้าปัญหาเกิดจากหน่วยงานอื่นก็จะขอร้องให้หน่วยงานนั้น ๆ ทำการแก้ไข

4.ผู้นำคือผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหาในปัจจุบันได้

5.ใช้ประสบการณ์และความชำนาญเป็นหลักในการปรับปรุง  เพราะเห็นผลสำเร็จได้ง่าย

                6.ความรับผิดชอบเป็นหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนต้องปฏิบัติ

แนวคิดการบริหารแบบ six sigma

                1.เน้นสร้างทักษะและการเรียนรู้ให้แก่พนักงานอย่างเป็นระบบ  และเข้มงวด  รู้ปัญหาและกำหนดเป็นโครงการปรับปรุงทั้งระยะสั้นและระยะยาว

2.วัดที่ผลการปรับปรุงเป็นหลัก

3.ใช้ทีมงานที่มีผลประเมินการทำงานดี หรือ ดีเยี่ยม มาทำการปรับปรุงและตัดสินใจให้คนเก่งมีเวลาถึง 100 % เพื่อแก้ปัญหาให้กับองค์การ

4.สร้างผู้นำโครงการให้เกิดขึ้นในอนาคต

5.ใช้ข้อมูลเป็นตัวตัดสินใจเท่านั้น

6.เน้นความรับผิดชอบในการทำโครงการ

7.การให้คำมั่นสัญญามาจากผู้บริหาร

หลักการสำคัญของกลยุทธ์ Six sigma

การบรรลุกลยุทธ์ที่สำคัญของ six sigma ซึ่งเกี่ยวข้องกับขั้นตอน 4 ขั้นตอน ซึ่งประกอบด้วย Measure - Analyze - Improve – Control

1. Measurement ในขั้นนี้เป็นการขั้นตอนการวัด วัดว่าองค์การอยู่ที่ใด black belt จะกระทำเพื่อวัดจุดวิกฤตต่อคุณภาพ (Critical to Quality: CTQ) หรือการวัดสิ่งที่มีผลกระทบต่อลักษณะคุณภาพหรือผลการปฏิบัติงานมากที่สุด วางแผนกำลังคน ทำการวัดในสิ่งที่จำเป็น ซึ่งเป็นการประเมินปัญหาและระบุปัญหา บันทึกผลลัพธ์ที่ได้และประมาณการศักยภาพขององค์การและกระบวนการต่าง ๆ ในองค์การในระยะยาว

                2. Analyze เป็นการวิเคราะห์ว่าปัญหาต่าง ๆ เริ่มมาจากที่ใด เพื่อหาทางแก้ไข โดยการเปรียบเทียบศักยภาพขององค์การและคู่แข่ง วิเคราะห์ช่องว่างของกระบวนการทำงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์การ เพื่อระบุปัจจัยที่นำไปสู่ผลสำเร็จในกระบวนการปฏิบัติงาน ในบางกรณีจะพบว่าองค์การมีความจำเป็นต้องออกแบบผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการใหม่ ๆ เพื่อเป็นการลดช่องว่าง และปรับปรุงสมรรถนะของกระบวนการให้สมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น

3. Improvement การแก้ไขกระบวนการ ในขั้นนี้ black belt จะเป็นผู้ระบุลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ต้องปรับปรุง เพื่อให้บรรลุผลในการปฏิบัติงานและบรรลุวัตถุประสงค์ทางด้านการเงิน การปรับปรุงที่ CTQ จะช่วยในการปรับปรุงเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งกระบวนการ

4. Control การควบคุม ในขั้นนี้ถูกกำหนดขึ้นมาเพื่อช่วยให้ black belt กำหนดมาตรการต่าง ๆ เพื่อเป็นตัวควบคุมตัวแปรที่สำคัญ ให้อยู่ในช่วงมาตรฐานใหม่ที่ระดับการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงแล้วในขั้นตอนของการปรับปรุง จนมั่นใจว่าความสำเร็จต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นนั้นเป็นผลมาจากการปรับปรุงกระบวนการจริง ๆ (MiKel J. Harry, 1998:62).

เมื่อได้มีการปรับปรุงกระบวนการทั้ง 4 ขั้นตอนที่กล่าวมา ประกอบด้วย การวัด (Measurement) การวิเคราะห์ (Analyze) การปรับปรุง (Improvement) การควบคุม (Control) จะทำให้องค์การสามารถปรับปรุงผลสำเร็จทางเศรษฐกิจ และสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้าได้

องค์ประกอบสำคัญที่มีบทบาทต่อ six sigma มีโครงสร้างและหน้าที่รับผิดชอบ ของ Six sigma ประกอบด้วย

                1.Champion เป็นชื่อเรียกผู้ที่มีความรับผิดชอบสูงสุดต่อผลสำเร็จในงาน  หรือผู้บริหารระดับสูง (Executive-Level Management)สนับสนุนให้เป้ามายของงานสำคัญประสบความสำเร็จ  รณรงค์และผลักดันให้เกิดองค์การ six sigma  และเกิดกระบวนการปรับปรุงองค์การอย่างต่อเนื่อง  ขจัดอุปสรรค  ให้รางวัลหรือค่าตอบแทน  ตอบปัญหา อนุมัติโครงการ  กำหนดวิสัยทัศน์โครงการ  สนับสนุนทรัพยากรในด้านบุคลากร งบประมาณ  เวลา  สถานที่  กำลังใจ  และความชัดเจนในหน้าที่  ผลักดันให้มีจำนวน Black Belt และ Green Beltที่เหมาะสมในองค์การ  มีหน้าที่ติดตามความก้าวหน้าของโครงการปรับปรุง  ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การ  ส่งเสริมและสนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมในการปรับปรุงให้เกิดขึ้นในองค์การ  โดยอาศัยการสื่อสาร การตั้งคำถามเพื่อย้ำให้เกิดแนวความคิดแบบ six sigma   มีการชมเชยและการให้ประกาศนียบัตรแก่พนักงานในองค์การ   มีการคัดเลือกโครงการปรับปรุงที่ดีเยี่ยมและการให้รางวัลเมื่อพนักงานปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ

2. Six sigma Director มีหน้าที่นำและบริหารองค์การให้สำเร็จบรรลุแนวทาง six sigma ภายในหน่วยงานทางธุรกิจตนเอง เป็นผู้กำหนดแนวทางในการปฏิบัติและนโยบายการดำเนินงานของ six sigma สนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ที่สำคัญในการกระจายนโยบายให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

3. Master Black Belt คือ ผู้ชำนาญการด้านเทคนิค และเครื่องมือสถิติ เป็นผู้มีความรู้และความเชี่ยวชาญในการทำงานเป็นอย่างดี และสามารถถ่ายทอดและให้การอบรมเพื่อสร้างทีม Black Belt และ Green Belt ตลอดการปรับปรุงได้ เป็นผู้ช่วยเลือกโครงการปรับปรุงให้แก่ Champion และเป็นผู้มีความคิดสร้างสรรค์ในการคัดเลือกโครงการปรับปรุง โดยมองในภาพรวมใหญ่ขององค์การ ได้แก่ การปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน และการเสนอโครงการปรับปรุงที่เชื่อมโยงกันระหว่างหน่วยงานต่าง เป็นต้น

                4. Black belt คือ ผู้บริหารโครงการ (Project Manager) และผู้ประสานงาน (Facilitator )ได้รับการรับรองว่าเป็นสายดำชั้นครู Black belt เป็นการบ่งบอกถึงระดับความสามารถสูงสุดของนักกีฬายูโด จะทำหน้าที่เป็นหัวหน้าโครงการ บริหารลูกทีมที่มีลักษณะข้ามสายงาน  ซึ่งในการบริหาร six sigma จะประกอบไปด้วยการทำโครงการย่อยที่คัดเลือกจากปัญหาที่มีอยู่ในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์การ  กระจายกลยุทธ์และนโยบายของบริษัทไปยังระดับปฏิบัติการ  ผลักดันความคิดของ Champion ให้เกิดขึ้นและให้ความช่วยเหลือ Master Black Belt six sigma Director และ Champion นอกจากนี้ยังเป็นผู้ค้นหาปัญหาและอุปสรรคที่อยู่ในองค์การ  และวิเคราะห์หาปัจจัยที่มีความจำเป็นในการทำให้องค์การบรรลุความพึงพอใจของลูกค้า  เป็นผู้บริหารโครงการในแต่ละขั้นตอนตามแนวทาง six sigma ประกอบด้วย กระบวนการวัด การวิเคราะห์  การปรับปรุง  และการควบคุม  โดยให้เกิดการกระจายผลการปรับปรุงไปสู่การปฏิบัติ  รายงานความก้าวหน้าของโครงการให้ผู้บริหารระดับสูงทราบ  Black Belt จะต้องทำหน้าที่ในการโน้มน้าวทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  คัดเลือกเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการปรับปรุงได้อย่างเหมาะสม  เก็บรวบรวมปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับโครงการปรับปรุงจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์การ  ทั้งจากพนักงานจนถึงระดับผู้จัดการ  สร้างความมั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการปรับปรุงสามารถคงอยู่ได้ตลอดไป

Black Belt ต้องได้รับการฝึกอบรมเพื่อให้มีความรู้ทีสำคัญในการปรับปรุงการทำงาน ซึ่งความรู้หลัก ๆ ของ Black Belt เพื่อการทำโครงการปรับปรุงที่จะได้รับประกอบด้วย

4.1 ความรู้ทางสถิติ

4.2 ความรู้ทางด้านการบริหารโครงการ

4.3 ความรู้ทางด้านการสื่อสารและการเป็นผู้นำโครงการ

4.4 ความรู้เพื่อการปรับปรุงคุณภาพอื่น ๆ

5. Green belt คือพนักงานที่ทำหน้าที่โครงการ เป็นผู้ที่รับการรับรองว่ามีความสามารถเทียบเท่านักกีฬายูโดในระดับสายเขียว ซึ่งในการบริหาร six sigma นั้น   ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Green belt จะเป็นผู้ช่วยของ Black belt ในการทำงาน ทำหน้าที่ในการปรับปรุงโดยใช้เวลาส่วนหนึ่งของการทำงานปกติ นำวิธีการปรับปรุงตามแนวทาง six sigma ไปใช้ในโครงการได้ สามารถนำเอาแนวความคิดและวิธีการปรับปรุงไปขยายผลต่อในหน่วยงานของตนเองได้

6. Team Member ในโครงการทุกโครงการจะต้องมีสมาชิกทำงาน 4-6 คน โดยเป็นตัวแทนของคนที่ทำงานในกระบวนการที่อยู่ในขอบข่ายของโครงการ

ส่วนสำคัญที่สุดในการทำ Six sigma คือ โปรเจ็ก แชมเปี้ยน ซึ่งจะมีหน้าที่ในการดูแลให้การสนับสนุน และจัดหางบประมาณที่เพียงพอให้แต่ละ Six sigma  และยังคอยสนับสนุน แบล็กเบลต์

                ในการทำ Project ต่าง ๆ ซึ่งบุคคลทั้งสองนี้ถือว่าเป็นรากฐานของความสำเร็จเมื่อ โปรเจ็ก แชมเปี้ยน และ แบล็กเบลต์  ได้ทำการคัดเลือกพนักงานมาทำโครงการนี้แล้วก็จะทำการฝึกอบรมซึ่งจะแบ่งออกเป็น 4 ส่วนใหญ่  ซึ่งสอดคล้องกับหลักการใหญ่ทั้ง 4 ของ Six sigma นั่นคือ การวัดผล  การวิเคราะห์  การปรับปรุงและควบคุม  ซึ่งถือว่าเป็นกระบวนการในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และเพิ่มผลกำไรให้สูงขึ้น ซึ่งทั้ง 4 ส่วนจะประกอบไปด้วยส่วนประกอบย่อย ๆ คือ การทำสถิติ  การทำเบนช์มาร์ค  การออกแบบทดลอง

การนำขั้นตอนของ Six sigma ไปใช้ มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ คือ

1. เพื่อใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement) ซึ่งจะเป็นการมองหาว่าอะไรคือตัวแปรสำคัญในการปรับปรุง

2.ใช้ในการออกแบบ ซึ่งอาจจะเป็นได้ทั้งผลิตภัณฑ์ บริการใหม่ (Product Design/Redesign) หรือออกแบบกระบวนการใหม่ (Process Design/Redesign) ซึ่งเป็นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการเพื่อให้ได้ผลออกมาดีที่สุด

การประยุกต์ใช้ six sigma

แนวทางการปรับปรุง Six Sigma นั้น คือ การวิเคราะห์ว่าอะไรเป็นสิ่งที่ทำให้ลูกค้าพอใจ หรือ อะไรเป็นสิ่งที่องค์การสามารถสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้  และจะลดความผิดพลาดที่จะกระทบต่อลูกค้าได้อย่างไร           สิ่งที่สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้านั้นมาจากหลายองค์ประกอบ ซึ่งได้แก่ คุณภาพ  องค์การต้องมีกระบวนการการทดสอบคุณภาพการทำงาน  การประกอบ  การบรรจุหีบห่อ เป็นต้น  ในด้านการส่งมอบนั้นองค์การจะต้องกำหนดเวลาส่งมอบ  ระมัดระวังเรื่องความเสียหายระหว่างการส่งมอบ  และการออกใบเสร็จ เป็นต้น  ในด้านการกำหนดราคานั้น  สามารถกำหนดให้ถูกหรือแพงก็ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณค่าที่ลูกค้ายอมรับ เป็นต้น

Six Sigma จะเป็นกระบวนการที่ทำให้การปรับปรุงองค์การสำเร็จได้นั้น จะต้องขึ้นกับกระบวนการต่างๆ ดังนี้

1. การยอมรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ เนื่องจากกระบวนการทุกกระบวนการสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้นจะต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง

2. ความสามารถของพนักงานในการปรับปรุง   ผู้บริหารระดับสูงต้องแสดงวิสัยทัศน์และความเป็นผู้นำในด้านการปรับปรุง รวมทั้งคัดเลือกพนักงานที่มีความรู้และความสามารถในการปรับปรุง เพื่อให้เกิดความสำเร็จอย่างแท้จริง

3. โครงสร้างองค์การที่เหมาะสม องค์การจะต้องมีโครงสร้างการปรับปรุงชัดเจนโดยเฉพาะทีมบุคลากรปรับปรุงคุณภาพ จะต้องมีเวลาเพียงพอเพื่อการวัดและวิเคราะห์ปัจจัยของความผิดพลาด ปรับปรุงเพื่อลดความผิดพลาดนั้น และควบคุมปัจจัยต่าง ๆ ที่มีผลกระทบต่อการทำงาน มีการจัดตั้งหน่วยงานรองรับต่อการประยุกต์ใช้ Six Sigma

4. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงจะต้องมีอยู่อย่างสม่ำเสมอ และต่อเนื่องตลอดโครงการปรับปรุง เพื่อให้พนักงานที่ไม่ได้เข้าร่วมโครงการเห็นประโยชน์และอยากนำไปปฏิบัติตาม

5. การมีตัวชี้วัด ตัวชี้วัดที่ดีที่สุด คือ ระดับคุณภาพที่พนักงานทุกคนรับทราบ และพยายามหาแนวทางปรับปรุงเพื่อบรรลุซึ่งระดับคุณภาพ

รวบรวมข้อมูลโดย : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์

Framework Management Tool Box : HRM

Framework Management Tool Box : HRM
ด้าน Organizing

HRM ย่อมาจาก Human Resource Management หมายถึง การบริหารทรัพยากรมนุษย์ในสถานประกอบการ เกี่ยวกับการวางแผน การกำหนดคุณลักษณะ และคุณสมบัติของบุคคลในองค์กร

ในปัจจุบันมักจะได้ยินคำว่า HRD ซึ่งมีความหมายความแตกต่างกับ HRM   คือ HRD  ย่อมาจากคำว่า    Human  Resource  Development ซึ่งหมายถึง  การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์   โดยการเพิ่มพูนคุณสมบัติที่มีอยู่ในตัวมนุษย์  ด้วยกลวิธีต่าง ๆ เช่น  การฝึกอบรม  การฝึกปฏิบัติการ  การศึกษาดูงาน  ฯลฯ    ซึ่งเป็นส่วนหนึ่ง หรือเรียกว่าเป็นเพียงส่วนย่อยของ  HRM  เท่านั้น

หน้าที่ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์  (HRM)   มีดังนี้

                 1.  กำหนดกลยุทธ์ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์   (HRM Strategy)

                 2.  วางแผนเกี่ยวกับกำลังคน หรือ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์   (HR Planning)

              3.  สรรหา  คัดเลือก  บรรจุแต่งตั้งบุคคล   ( Recruitment + Selection  and  Placement )  ถือว่าเป็นกระบวนการจัดหาบุคคลเข้ามาในองค์การ  ( Procurement )

                 4.  การฝึกอบรมและการพัฒนา (Human Resource Training and Development: HRD)

                 5.  ประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร (Performance Appraisal)

                 6.  จัดการบริหารค่าตอบแทน สวัสดิการและผลประโยชน์ (Compensation, Benefit and Service)

                 7.  ดำเนินการเกี่ยวกับระเบียบวินัย (Discipline)

                 8.  ดูแลด้านสุขภาพและความปลอดภัย (Safety and Health)

                 9.  ส่งเสริมเรื่องแรงงานสัมพันธ์ (Labor Relation)

                 10.  รับผิดชอบดูแลระบบข้อมูล การตรวจสอบ และการวิจัยทรัพยากรมนุษย์

รวบรวมข้อมูลโดย : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์

Framework Management Tool Box : Outsourcing

Framework Management Tool Box : Outsourcing
ด้าน Leading

                Outsourcing หมายถึง การใช้บริการจากภายนอกองค์กร ที่เรียก ผู้ให้บริการ (Service Providers) เพื่อช่วยงานในบางส่วนชั่วคราวหรืองานพื้นฐานระยะยาว ธุรกิจหลายแห่งอาจต้องการพนักงานเพิ่มเติม เช่น นักเขียนโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบและเจ้าหน้าที่ทางด้านเทคนิคให้มาช่วยงานในช่วงเร่งด่วน ในระยะเวลาสั้นๆ ดังนั้นแทนที่จะต้องเพิ่มพนักงาน อาจกระทำโดยการว่าบริษัทจัดหาคนช่วย (Contract Personnel Firm) โดยจ่ายค่าบริการเฉพาะช่วงที่กำหนด หรืออาจติดต่อที่ปรึกษาทางด้านไอที เมื่อต้องการความชำนาญเฉพาะด้าน

การ Outsource คือการที่องค์กรมอบหมายงานบางส่วนของตนให้กับบุคคลหรือองค์กรภายนอก    มาดำเนินการแทน โดยผู้ว่าจ้างจะเป็นผู้กำหนดและควบคุมกำกับทุกส่วนตั้งแต่นโยบายไปจนถึงการปฏิบัติงานในทุก ๆ ขั้นตอนของผู้รับจ้าง

             แนวคิดของการ Outsource เกิดขึ้นจากเหตุผลหลายประการเช่น การแข่งขันทางด้านธุรกิจและด้านการบริการแก่ลูกค้าที่มีการแข่งขันสูง การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ความล่าช้าในการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานและบริหารระบบสารสนเทศ จากสาเหตุดังกล่าวผู้บริหารองค์กรเริ่มมีการพิจารณาที่จะมอบหมายภารกิจด้านการบริหารระบบสารสนเทศทั้งหมดหรือบางส่วนให้กับบุคคลภายนอกที่มี ความรู้ความชำนาญและมีเทคโนโลยีที่ดีกว่าเข้ามาบริหารระบบสารสนเทศขององค์กรนั้นๆโดยอยู่ภายได้การควบคุมดูแลขององค์กรนั้นๆ ทำให้องค์กรนั้นๆสามารถปรับปรุงจุดมุ่งหมายขององค์กรนั้นๆให้สามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นเหตุผลที่การ Outsource เริ่มมามีบทบาทในระบบสารสนเทศปัจจุบันมากขึ้นเนื่องจากองค์กรต่างๆเล็งเห็นประโยชน์ของการ Outsource ดังนี้

• องค์กรนั้น ๆ ลดภาระในการดูแลทรัพย์สินของระบบสารสนเทศ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง อุปกรณ์ของระบบเครือข่ายสื่อสาร เป็นต้น ซึ่งจะทำให้สามารถที่จะคำนวณถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• องค์กรสามารถลดภาระในการวางแผนทางด้านเทคโนโลยีโดยจะวางแผนเฉพาะด้านนโยบายและการบริการใหม่ ๆ ที่ต้องการนำมาเป็นกลยุทธ์ในการแข่งขันในตลาดเท่านั้นไม่จำเป็นต้องนำประเด็นของการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีมาเป็นประเด็นสำคัญในการพิจารณา

• ช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรให้มากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการต่าง ๆ จะเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพสูงในการตอบสนองการให้บริการใหม่ ๆ กับลูกค้า ซึ่งการลงทุนเองจะไม่สามารถตอบสนองต่อความยืดหยุ่นของดีมานด์ของตลาดได้ทันท่วงที

• ช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรให้มากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการต่าง ๆ จะเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพสูงในการตอบสนองการให้บริการใหม่ ๆ กับลูกค้า ซึ่งการลงทุนเองจะไม่สามารถตอบสนองต่อความยืดหยุ่นของดีมานด์ของตลาดได้ทันท่วงที

• องค์กรที่มีปัญหาทางด้านการควบคุมค่าใช้จ่ายของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ อาจเปลี่ยนแปลงมาใช้การ Outsource เพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย อีกทั้งสัญญาการ Outsource ที่ดีจะทำให้ผู้ว่าจ้างมีความยืดหยุ่นในการขยายประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์เพื่อรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้ โดยมีค่าใช้จ่ายตามที่ตกลงกัน

• สามารถลดภาระในการพัฒนาบุคลากรขององค์กรให้อยู่มีความรู้ความชำนาญด้านเทคโนโลยีในการบริหารระบบสารสนเทศ กล่าวคือสามารถลดปัญหาพื้นฐานความรู้ของพนักงานที่ไม่เข้าใจ หรือไม่สามารถติดตามเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้ทัน หรือพนักงานอาจมีภาระงานมากจนทำให้ไม่สามารถติดตามเทคโนโลยีได้ทัน

• ความต้องการให้พนักงานของตนไปทำงานอื่นที่มีประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่าทำการดูแลบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ

• ไม่สามารถว่าจ้างบุคลากรที่มีทักษะบางด้านเข้ามาทำงานได้ เนื่องจากเงื่อนไขการจ้างไม่ดึงดูดใจบุคลากรเหล่านั้น หรือไม่สามารถที่จะดึงดูดใจให้บุคลากรเหล่านั้นทำงานอยู่กับองค์กรได้ในระยะยาว การ Outsource จะทำให้ไม่จำเป็นต้องเพิ่มบุคลากรในองค์กรเพิ่มขึ้นทำให้องค์กรมีขนาดที่เหมาะสมและสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• การจัดจ้างนี้ มีสัญญาการจ้างระยะเวลาที่จะสิ้นสุด ดีกว่าการลงทุนเอง ซึ่งจะต้องเป็นการลงทุนในลักษณะถาวรต่อเนื่อง

• สามารถกำหนดระดับของบริการ (Service Level) ได้ เช่นต้องการให้เสร็จสิ้นภายในเวลาเท่าใด ความผิดพลาดที่มีไม่ควรเกินอัตราหรือสัดส่วนเท่าใด การทำงานทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคในทุกช่วงของเวลา เป็นต้น ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจกับการให้บริการของฝ่ายงานสารสนเทศต่อทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกองค์กร

• ต้องการให้องค์กรมีการให้บริการทางด้านสารสนเทศเป็นมาตรฐานสากลที่ใช้กันทั่วไป

รวบรวมข้อมูล : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์

Framework Management Tool Box : E-learning

Framework Management Tool Box : E-learning
ด้าน Organizing

E-Learning คือ การเรียน การสอนในลักษณะ หรือรูปแบบใดก็ได้ ซึ่งการถ่ายทอดเนื้อหานั้น กระทำผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีดีรอม เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต เอ็กซทราเน็ต หรือทางสัญญาณโทรทัศน์ หรือ สัญญาณดาวเทียม (Satellite) ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งการเรียนลักษณะนี้ได้มีการนำเข้าสู่ตลาดเมืองไทยในระยะหนึ่งแล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยสอนด้วยซีดีรอม, การเรียนการสอนบนเว็บ(Web-Based Learning), การเรียนออนไลน์ (On-line Learning) การเรียนทางไกลผ่านดาวเทียม หรือ การเรียนด้วยวีดีโอผ่านออนไลน์ เป็นต้น

ในปัจจุบัน คนส่วนใหญ่มักจะใช้คำว่า E-Learning กับการเรียน การสอน หรือการอบรม ที่ใช้เทคโนโลยีของเว็บ (Web Based Technology) ในการถ่ายทอดเนื้อหา รวมถึงเทคโนโลยีระบบการจัดการหลักสูตร (Course Management System) ในการบริหารจัดการงานสอนด้านต่างๆ โดยผู้เรียนที่เรียนด้วยระบบ e-Learning นี้สามารถศึกษาเนื้อหาในลักษณะออนไลน์ หรือ จากแผ่นซีดี-รอม ก็ได้ และที่สำคัญอีกส่วนคือ เนื้อหาต่างๆ ของ e-Learning สามารถนำเสนอโดยอาศัยเทคโนโลยีมัลติมีเดีย (Multimedia Technology) และเทคโนโลยีเชิงโต้ตอบ (Interactive Technology)

คำว่า e-Learning นั้นมีคำที่ใช้ได้ใกล้เคียงกันอยู่หลายคำเช่น Distance Learning (การเรียนทางไกล) Computer based training (การฝึกอบรมโดยอาศัยคอมพิวเตอร์ หรือเรียกย่อๆว่า CBT) online learning (การเรียนทางอินเตอร์เน็ต) เป็นต้น ดังนั้น สรุปได้ว่า ความหมายของe-Learning คือ รูปแบบของการเรียนรู้ด้วยตนเอง โดยอาศัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือสื่ออิเลคทรอนิกส์ในการถ่ายทอดเรื่องราว และเนื้อหา โดยสามารถมีสื่อในการนำเสนอบทเรียนได้ตั้งแต่ 1 สื่อขึ้นไป และการเรียนการสอนนั้นสามารถที่จะอยู่ในรูปของการสอนทางเดียว หรือการสอนแบบปฏิสัมพันธ์ได้

รวบรวมข้อมูลโดย : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์

Framework Management Tool Box : EVA

Framework Management Tool Box : EVA
ด้าน Controlling

EVA หรือ Economic Value Added เป็นเครื่องมือวัดผลการดำเนินงานของธุรกิจในเชิงเศรษฐศาสตร์ พัฒนาขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ 1980’s โดยบริษัทที่ปรึกษาอเมริกัน Stern Stewart Consulting Group เป็นการให้ความสำคัญมูลค่าเชิงเศรษฐศาสตร์และการสร้างมูลค่าเพิ่มของธุรกิจ

EVA แสดงให้เห็นถึงผลกำไรที่แท้จริงของกิจการ โดยหักต้นทุนในส่วนของผู้ถือหุ้น หรือส่วนของเจ้าของ (Cost of Equity) ที่เราเรียกกันว่าต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost) ของกิจการออกไปด้วย นอกเหนือจากการหักต้นทุนในส่วนของหนี้สิน(Cost of debt)ไปแล้ว ผลกำไรที่แท้จริงตัวนี้จะแสดงให้เห็นว่า ผลการดำเนินงานของธุรกิจนั้น ๆ มีทิศทางในการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจ(Creating value of the firm) หรือกำลังทำให้มูลค่าของธุรกิจลดน้อยลง(Destroying value of the firm) หาก EVA ของบริษัทใดบริษัทหนึ่งมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง แสดงว่า การบริหารงานของธุรกิจนั้นประสบความสำเร็จ และสร้างความมั่งคั่งให้กับผู้ถือหุ้น(Shareholders’ wealth)ทำให้ผู้ถือหุ้นเกิดความพอใจ

นอกจาก EVA จะเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ใช้ในการบริหารงานแล้วยังเป็นเครื่องมือในการสร้างระบบผลตอบแทนที่จูงใจ ซึ่งจะกระตุ้นให้ผู้บริหารตัดสินใจบริหารจัดการเพื่อเพิ่มมูลค่าให้แก่ธุรกิจ และสร้างความมั่งคั่งสูงสุดให้แก่ผู้ถือหุ้น (Maximize shareholders’ wealth) ทั้งบริษัทเอกชน และหน่วยงานของรัฐฯ

สูตรการคำนวณ EVA

 EVA = NOPAT - (WACC X INVESTED CAPITAL) บาท

หรือ = (ROIC - WACC) X INVESTED CAPITAL บาท

เพราะ ROIC = NOPAT / INVESTED CAPITAL %

คำจำกัดความของตัวประกอบสูตร

NOPAT = กำไรจากการดำเนินงานกำไรจากการดำเนินงานหลังหักภาษี (Net Operating Profit after Tax) WACC = ค่าเฉลี่ยต้นทุนการลงทุนของกิจการ (Weighted Average Cost of Capital)

= [(D/D+E) x Kd] + [(E/D+E) x Ke]

D = เงินกู้ยืมของกิจการ (Company’s long-term loans)

E = มูลค่าตลาดในส่วนของผู้ถือหุ้น (Market value of company’s equity)

Kd = อัตราดอกเบี้ยเงินกู้ของกิจการ (Cost of Debt: average interest rate of loans or debt

Outstanding)

Ke = อัตราผลตอบแทนที่ผู้ถือหุ้นต้องการจากการลงทุน (Cost of Equity: Opportunity Cost:

Required Return on equity)

Invested Capital = เงินลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ ขององค์กรในการทำธุรกิจ = เงินลงทุนในเงินทุนหมุนเวียน

(Investment in Working Capital) + เงินลงทุนในสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Investment in Non Current Assets) ROIC = Return on Invested Capital ผลตอบแทนจากการลงทุน

EVA มีความสำคัญกับธุรกิจอย่างไร

 -  EVA ชี้ให้เห็นต้นทุนที่แท้จริงของธุรกิจ(Capital charge) เนื่องจากในการคำนวณหาค่า EVA       ต้องนำทั้งต้นทุนของการกู้ยืม และต้นทุนในส่วนของเจ้าของหรือผู้ถือหุ้น(ต้นทุนค่าเสียโอกาส: Opportunity Cost) มาคำนวณด้วย ซึ่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญมาก เพราะในทางปฏิบัติของการปิดบัญชีประจำปีเพื่อสรุปผลกำไรในปีที่ผ่านมา สมมติว่ามีกำไรสุทธิเป็นตัวเลขแสดงให้เห็นก็จริง แต่ผลการดำเนินงานดังกล่าวนั้นอาจจะทำให้มูลค่าของธุรกิจลดลงไปเรื่อย ๆ ก็ได้ เหตุเพราะผลกำไรที่ได้มานั้น ยังไม่ได้หักต้นทุนในส่วนของเจ้าของออกไปด้วย(ต้นทุนค่าเสียโอกาส: Opportunity Cost)

 - EVA เป็น Indicator ที่แสดงให้เห็นประสิทธิภาพในการบริหารงานของธุรกิจ ในการสร้างมูลค่าเพิ่มขึ้น หรือลดน้อยลง(Creating or destroying value) หากผลลัพธ์ของ EVA ในรูปตัวเงินลดลงไปเรื่อย ๆ ชี้ให้เห็นว่าในอนาคตธุรกิจไม่สามารถจัดหาเงินทุนได้ และไม่สามารถอยู่รอดได้ในระยะยาว เพราะการที่มูลค่าของธุรกิจลดลงไปเรื่อย ๆ แสดงว่าธุรกิจไม่สามารถหาผลตอบแทนอย่างพอเพียงให้กับเจ้าของเงินทุน(Suppliers of capital) ทำให้ความมั่งคั่งของผู้ถือหุ้นลดลง ซึ่งส่งผลต่อราคาตลาดของหุ้น(Share price) ให้ลดลงด้วย

 - Concept ของ EVA ง่ายต่อการอธิบายและการทำความเข้าใจให้แก่ผู้บริหาร ทำให้ผู้บริหารให้ความสำคัญในเรื่องของการจัดการสินทรัพย์ เช่นเดียวกับการหารายได้ เปน็ ผลให้เกิดการ Tradeoffs ระหว่างต้นทุนกับรายได้ เพราะหากขาดประสิทธิภาพในการใช้สินทรัพย์ ก็ไม่สามารถสร้างรายได้มากพอที่จะคุ้มกับต้นทุนที่ลงไปในสินทรัพย์นั้นๆ ตัวอย่างเช่น บริษัท BRIGGS & STRATTON เมื่อนำ CONCEPT EVA มาใช้บริหารงาน ทำให้ค้นพบว่าถ้าจัดหาเครื่องจักร และ Model จากภายนอกแทนที่จะผลิตเอง สามารถทำให้กำไรจากการดำเนินงาน(Operating Profits) สูงขึ้น ในขณะที่ใช้เงินลงทุนลดลง

 - ปรับเปลี่ยนระบบบริหารจัดการเพื่อให้กลยุทธ์ การจัดสรรทรัพยากร และการบริหารผลงาน มุ่งเน้นการสร้างมูลค่า

 - สร้างแรงจูงใจให้ผู้บริหารสร้างมูลค่าโดยเชื่อมโยงผลตอบแทนกับการสร้างมูลค่า ---> ให้ผลตอบแทนแก่ผู้บริหารตาม EVA Improvementในอนาคต

 - ปรับเปลี่ยนทัศนคติองค์กรผ่านการอบรม การฝึกฝน และการสื่อความเพื่อให้ผู้บริหารมีลักษณะเป็นเจ้าของกิจการ ระมัดระวังการใช้จ่ายเงินทุนและมุ่งเน้นมูลค่า

รวบรวมข้อมูลโดย : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์