Framework Management Tool Box : Project Management

Framework Management Tool Box : Project Management
ด้าน Planning

ลักษณะงานโครงการ

·        โดยมากเป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

·        เป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ

·        ไม่คุ้มค่าที่จะจัดตั้งเป็นแผนก

·        เป็นงานที่ไม่เหมือนงานอื่น ๆ มีข้อจำกัดด้านเวลา สถานที่และงบประมาณ

แผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญ ได้แก่

1.    คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)

2.    รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

3.    กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

4.    แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)

คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับประกอบด้วย

·      วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)

·      คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญและรายการของผลผลิต (List of Deliverable)

·      ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) (Budget Constraint)

·      และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall Schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (Functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของทุกอย่างที่จะใช้ใน Project และทุกอย่างที่เป็นสิ่งที่ได้ออกมาจาก Project หรือที่เราเรียกว่าWork Products หรือ Deliverable

 ทำไม Project Specification ถึงสำคัญ? ก็เพราะ

·      เป็นหนึ่งใน Requirement ของ Project ที่เรารับผิดชอบซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังไว้ว่าจะได้รับเมื่อ Project จบ พูดคุยตกลงเรื่องนี้กันได้แต่เนิ่นๆก็จะลดโอกาสที่จะเกิดสิ่งไม่คาดคิด (surprise) กับทั้งตัวลูกค้าและตัวเราเอง

·      ถูกใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ครับ ซึ่งการแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่น ถ้าลูกค้าขอให้ระบบทำงานเร็วขึ้นซัก 1-2% เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท ดังนั้นเราจึงต้องตกลงเรื่องนี้กับลูกค้าให้เรียบร้อยก่อนตั้งแต่ตอนวางแผนโครงการเพื่อที่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นภายหลัง

กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

ประกอบด้วย

·      วันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date)

·      วันสิ้นสุดโครงการ (Project End Date)

·      กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major Milestones)

·      ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverable or Reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ

·      ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก

·      ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง

·      ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้

·      ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)

·      โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)

·      ค่าใช้จ่าย (costing)

·      การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)

·      โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)

·      แผนการควบคุม (control)

คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย

·      วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)

·      ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ

·      กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)

·      งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน

·      มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ

·      หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการ

รวบรวมข้อมูลโดย : พีระวัฒน์  ชาติพฤกษพันธุ์